Contrato de horas permite o controle de horas contratadas por cliente.
Configuração
Contratos Horas
Informar [ Descrição ], [ Data Início ], [ Dia Renovação ], [ Horas Contratadas ] e [ Horas Excedentes ].
O [ Dia Renovação ] refere-se ao dia que o contrato será automaticamente renovado.
Exemplo: se [ Data Início ] = 16/10/2020 e [ Dia Renovação ] = 15 significa que, na prática, o cliente BRASIL LTDA terá seu contrato renovado, de forma automática, dia 15/11/2020, 15/12/2020 e assim por diante.
O saldo não é cumulativo. Ao atingir o [ Dia Renovação ] o saldo positivo de um mês não acumula para o mês seguinte. Exemplo: considerando que [ Dia Renovação ] = 15 e o cliente no dia anterior à renovação possui, ainda, 2 horas de saldo, seu novo saldo será de 35 horas (e não 37).
As [ Horas Excedentes ] referem-se a quantidade de horas que a empresa se dispõe a continuar atendendo o cliente caso as horas contratadas/pagas já tenham sido atingidas (Saldo = 0 horas). Podem ser consideradas como um “bônus” ou “cortesia” proporcionada ao cliente.
Ao clicar em [ Salvar ] não será possível alterar [ Data Início ], [ Dia Renovação ], [ Horas Contratadas ] e [ Horas Excedentes ].
Selecionar um ou mais [ Cliente(s) ].
| Um cliente não pode estar vinculado a mais de um contrato de horas. No exemplo, abaixo, caso haja a tentativa de vincular o cliente BRASIL LTDA em outro contrato de horas, uma mensagem de alerta será mostrada. Para utilizar o cliente BRASIL LTDA em outro contrato é preciso desativar o contrato de horas (desmarcar a opção [ Ativo ]).
Clicar no ícone “Lixeira” caso queira desvincular o cliente do contrato.
[ Valor Contrato ] e [ Valor Horas Excedentes ] são informações opcionais e, portanto, meramente informativas.
Usuários
Os [ Clientes Relacionados ] no cadastro de [ Usuários ] passa a levar em consideração a presença (ou não) de contratos de horas.
No exemplo, abaixo, o usuário “Solicita” (solicitante) pode abrir tickets para os clientes “AGÊNCIA NACIONL DE SAÚDE”, “ADVOCACIA GERAL DA UNIÃO” e “BRASIL LTDA”, sendo que, no caso deste último, as horas de atendimento serão controladas conforme contrato de horas.
Utilização
Abrir Novo Ticket
Ao abrir um novo ticket e selecionar um cliente com contrato de horas tem-se a barra de horas consumidas.
No exemplo, abaixo, o usuário “Solicita” (solicitante) seleciona o cliente BRASIL LTDA.
O cliente BRASIL LTDA possui Contrato de Horas = 35 (Horas Contratadas + Horas Excedentes).
É mostrado, então, um saldo inicial de 35 horas e na barra, por sua vez, tem-se 0% como percentual de horas consumidas.
No momento que o usuário “Atende” (atendente) assume o ticket/chamado, o saldo ainda é de 35 horas e o percentual de horas consumidas = 0%.
Incluir Trâmites
Quando o usuário “Atende” (atendente) inclui um primeiro trâmite (no exemplo, uma “Solicitação de Orçamento” que consumiu 2 horas), o saldo passa a ser, então, de 33 horas e o percentual de horas consumidas = 5%.
No decorrer do atendimento do ticket, o usuário “Atende” (atendente) inclui novos trâmites até chegar, por exemplo, a um saldo de 2 horas e percentual de horas consumidas = 94%.
Nesta situação, considerando-se a inclusão de um último trâmite, é possível efetuar uma única/última vez o lançamento de horas excedentes ao saldo contratual.
No exemplo, abaixo, apesar do cliente BRASIL LTDA estar com um saldo de apenas 2 horas, o usuário “Atende” (atendente) pôde incluir um trâmite de 3 horas (240 minutos). Desta forma, o atendimento a este cliente foi garantido, as horas reais gastas foram devidamente registradas (mantendo-se histórico) e o saldo, então, zerado.
Caso o usuário “Atende” tente efetuar a inclusão de outros trâmites para este cliente com saldo zerado, uma mensagem de alerta será mostrada.
Caso o usuário “Solicita” tente abrir um ticket para o cliente “BRASIL LTDA” será mostrada a mesma mensagem de alerta.
Ao clicar em [ OK ], a barra de horas consumidas será mostrada com 100% e os campos serão desabilitados.
| O saldo do cliente BRASIL LTDA será renovado, conforme configurações do Contrato de Horas. No exemplo, acima, sempre no dia 15.
Para abrir tickets e/ou incluir trâmites para este cliente antes do dia 15 será necessário criar um novo contrato com a nova data de início desejada. Não será possível, por exemplo, alterar [ Horas Contratadas ] ou [ Horas Excedentes ] do contrato atual.
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