BRConselhos – Protocolo – Sinalizar Pendências/Indeferir Requerimentos

Descrição

Sistema BRConselhos, possuí recurso para sinalizar o indeferimento de algum documento enviado ou solicitar algum ajuste cadastral ao até sinalizar outra informação.

 

Parâmetros

Configurando os Motivos de Encaminhamento

O sistema permite configurar um texto pré configurado para os tipos de pendência de documento, cadastro ou ambos. Este texto pré configurado não é obrigatório, ficando a cargo de cada conselho analisar o sentido da aplicabilidade.

Acessando o módulo de Protocolo, seguido de Motivos de Encaminhamento, ao clicar no botão Novo, sistema permite criar motivos com 3 Tipos de retorno/interação com o requerente, sendo estes:

Pendência de documento;

Pendência cadastral;

Todos os tipos de pendência;

Para cada tipo de retorno, pode ser configurado um texto pré configurado que vai ser exibido para o atendente do protocolo, e pode ser editado no momento que este for sinalizar a pendência/indeferimento ao requerente.

 

Passo a passo

Quando o conselho recebe qualquer protocolo, o atendente consegue conferir os documentos entregues, deferindo ou indeferindo estes e também conferir dados cadastrais, solicitando qualquer ajuste caso seja necessário.

Deferindo/Indeferindo documentos

No módulo Protocolo, clique no protocolo desejado, seguido da opção Documentos Entregues, na tela que se abre, o sistema exibe todos os documentos anexados ou gerados no requerimento, para avaliar os documentos, basta clicar no documento e visualizar o documento

Depois de  verificar o documento, basta em Documentos Entregues, clicar no documento, seguido do botão direito do mouse ou Funções > Registrar Entrega / Alterar Situação.

* Da mesma forma o sistema permite desfazer o registro da entrega, clicando na opção Desfazer Entrega.

Ao clicar em Registrar Entrega / Alterar Situação, o sistema abre uma tela para deferir ou indeferir o documento, no caso de indeferir um documento o sistema exige informar o motivo*, depois de incluir as informações, basta clicar no botão Avançar para registrar o deferimento/indeferimento.

* O motivo informado, será exibido para o requerente, quando este acessar os serviços online em Meus Requerimentos.

Conferir os dados cadastrais informados pelo requerente

Para conferir os dados cadastrais informados pelo requerente, no protocolo, clique na opção Dados do Requerimento, caso identifique algum ponto de ajuste no cadastro, veremos como sinalizar o requerente, no passo sobre o assunto.

Sinalizar pendências/indeferimentos ao requerente

Com os documentos avaliados e os dados cadastrais conferidos, podemos seguir com a sinalização para o requerente. Para isso, no protocolo, clique no botão Retorno Requerimento. O sistema então permite informar que o retorno se trata de uma pendência cadastral, documental ou ambos:

No campo de Observações o sistema carrega o texto pré configurado, configurado nos parâmetros, este texto pode ser editado e vai ser visualizado pelo requerente. Para pendências de cadastro, descreva os ajustes necessários, para pendências de documentos, o requerente consegue visualizar o motivo informado no registro de entrega dos documentos.

Ao clicar em Gerar, o sistema sinaliza a pendência para o requerente nos serviços online. 

* Para que o requerente seja notificado via e-mail sobre a pendência de seus documentos ou cadastro precisa solicitar a configuração de um alerta para o suporte do BRConselhos.

Atendente acompanhando a pendência

O atendente consegue acompanhar as pendência, no próprio protocolo, na opção Encaminhamentos, nessa tela é possível acompanhar os tipos de retornos gerados e o status dos retornos das pendências.

Visão da Pendência/Indeferimento pelo Requerente

O requerente acessa a página dos serviços online com usuário e senha normalmente. No menu superior esquerdo, clica em Meus Requerimentos.

Na sequência o sistema exibe uma mensagem suspensa, indicando que existe uma pendência que deve ser consultada no ícone da coluna de Informação.

Ao fechar  a mensagem, o sistema exibe a lista de requerimentos desse requerente, ao clicar no requerimento com pendência, o sistema exibe detalhes das pendências de acordo o tipo de retorno informado pelo atendente no tópico de Sinalizar pendências/indeferimentos ao requerente

Ao clicar no ícone de informação de cada tipo de pendência, o sistema exibe a mensagem adicionada pela atendente.

Ao clicar nas pendências, de acordo com o tipo do retorno de cada pendência, o sistema terá comportamentos diferentes:

Tipo de Retorno Pendência de Documento

Ao clicar na pendência de documento, o sistema direciona o requerente a página de anexação de documentos e pede para incluir apenas o documento indeferido pelo atendente no tópico Deferindo/Indeferindo documentos exibindo o motivo do indeferimento.

Tipo de Retorno Pendência Cadastral

Ao clicar na pendência cadastral, o sistema direciona o requerente para a tela de cadastro do requerimento para realizar os ajustes sinalizados pelo atendente no tópico Deferindo/Indeferindo documentos.

Depois do requerente ajustar a pendência o sistema exibe uma tela de que a pendência foi tratada com sucesso.


Informações Adicionais

Obs.: este manual foi desenvolvido utilizando as configurações de interface padrão do sistema BRConselhos, sendo assim esta interface poderá apresentar diferenças na quantidade e nomenclatura de campos para determinados conselhos.